レンタルスペース・施設予約の領収書発行を無人化。インボイス対応も完結『ラク帳票』
はじめに
コワーキングスペース、貸し会議室、撮影スタジオ、民泊、体験型アクティビティ施設。ビジネス利用のお客様から求められる「社名入りの領収書」「後払いの請求書」に、少人数・無人運営の現場で対応しきれていますか。
『ラク帳票（ラクチョウ）』なら、予約システムの予約データ（CSV）を取り込むだけで、利用者が予約完了メール等から自分で領収書・請求書を発行できるようになります。フロントに人を置かなくても、インボイス対応まで完結する運営へ。
施設・スペース運営の帳票課題
省人化・無人化で伸びている業態だからこそ、「帳票だけが人手を要求してくる」というギャップが生まれています。
- 利用者の多くがビジネス目的のため、宛名入り領収書・インボイス対応の依頼が日常的に発生する
- 無人運営・少人数運営のため、帳票対応のためだけにバックオフィス工数が発生する
- 法人の定期利用では「月締めの請求書払い」を求められる
- 予約システム標準の領収書機能では、宛名変更や適格請求書要件に対応できないことが多い
『ラク帳票』が解決します
予約CSVを取り込むだけ、利用者はセルフ発行
予約システムから書き出したCSVをアップロードすれば、利用者は予約完了メールなどのリンクから即座に領収書・請求書をダウンロード。「領収書をフロントで」「後日郵送で」という対応が不要になります。
無人・省人化運営と相性抜群
- 深夜・早朝利用でも利用者が24時間いつでも自己発行
- 宛名・但し書きは利用者自身が入力
- 再発行依頼の電話・メール対応が消滅
請求書発行で法人の定期利用を取り込む
領収書に加えて請求書発行にも対応。月極・回数券・法人契約など、後払いニーズのある優良法人顧客を逃しません。
インボイス制度対応
登録番号・適用税率・消費税額を記載した適格請求書要件を満たす帳票を自動生成。経費精算に厳しい企業利用者にも安心です。
導入前後で、運営はこう変わる
モデルケース：無人運営の貸し会議室5拠点を1名で管理している場合。 これまで週10件ほど届いていた「領収書を送ってほしい」というメール・電話がなくなり、月末にまとめて行っていた法人向け請求書の作成も予約CSVからの発行に一本化。夜間利用のお客様を待たせることもなくなり、レビュー評価にも好影響が期待できます。
※上記は機能に基づく活用イメージです。効果は運用状況により異なります。
導入の流れ
- 予約システムから予約データをCSV出力
- 『ラク帳票』にアップロード
- 予約完了メール等に発行リンクを設定
既存の予約システムはそのまま。システム改修なしで帳票対応だけをDXできます。
よくあるご質問
Q. 複数拠点・複数スペースをまとめて管理できますか？ A. CSV上で拠点・スペースを区別して取り込めば、まとめて運用できます。
Q. キャンセル・返金があった予約はどうなりますか？ A. 発行対象はCSVで制御できるため、キャンセル分を除外して運用できます。返金時の帳票の扱いは経理ルールに合わせてご相談ください。
Q. 民泊のようにゲストが海外の方でも使えますか？ A. 発行ページはリンクからアクセスするだけのシンプルな操作です。ご利用シーンに応じた運用方法をご案内しますので、お問い合わせください。
セキュリティ体制
- プライバシーマーク取得事業者による運営
- AWS基盤・情報漏えい保険（賠償責任3億円）加入
まとめ
「無人だから帳票対応は無理」をなくすのが『ラク帳票』です。省人化運営のまま、ビジネス利用者の満足度と法人リピートを伸ばしましょう。